Artigo – Suspensão do atendimento presencial até 31 de maio de 2020 – a pandemia e o funcionamento dos cartórios extrajudiciais em Minas Gerais – Por Letícia Franco Maculan Assumpção

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A pandemia do COVID-19 provocou uma alteração geral na vida das pessoas, em razão da necessidade de confinamento e de restrição do convívio social, a fim de evitar a propagação acelerada do vírus. Os serviços notariais e de registro, por serem serviços essenciais, não interromperam suas atividades, mas também tiveram seu funcionamento modificado, com o incentivo para a prática de atos eletrônicos ou, não sendo possível, de atos agendados, a fim de evitar a aglomeração de pessoas.

Toda crise tem o aspecto de aceleração do uso da criatividade para a melhoria ou a viabilização de serviços. Muitos atos que somente eram praticados de forma presencial nos serviços notariais e de registro já passaram ou ainda passarão a ter a alternativa eletrônica. O agendamento de atos presenciais já é uma realidade e sua utilização não será interrompida. Notas e Registros sairão da crise com serviços diversificados, com alternativa do uso do meio digital.

I – A PORTARIA CONJUNTA Nº 950/PR/TJMG, PUBLICADA EM 19/03/2020 E REPUBLICADA EM 20/03/2020

O Presidente do Tribunal de Justiça do Estado de Minas Gerais e o Corregedor-Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais, por meio da Portaria Conjunta nº 950/PR/TJMG, publicada em 19/03/2020[1], determinaram a suspensão do atendimento presencial no âmbito dos Serviços Notariais e de Registro do Estado de Minas Gerais, no período de 19 a 27 de março de 2020. Uma exceção que ficou expressa no mencionado Provimento foi para atendimentos presenciais no Registro Civil das Pessoas Naturais com o objetivo de lavratura de registros de nascimento e de óbito, tendo sido ressalvado que o atendimento não poderia gerar filas ou aglomerações dentro dos Cartórios. Foram incentivados trabalhos internos ou em “home office”.

A mencionada Portaria Conjunta foi republicada no dia 20/03/2020[2], com alterações importantes no seu texto. O parágrafo único do artigo 1º esclareceu a questão da suspensão dos prazos: tendo em vista a interrupção do atendimento presencial, ficaram suspensos os prazos dos serviços notariais e registrais até o dia 27 de março de 2020.

II – A PORTARIA CONJUNTA Nº 955/PR/TJMG, PUBLICADA EM 27/03/2020

Em 27 de março, tendo em vista que o avanço da COVID-19 no Brasil, foi prorrogada a suspensão do atendimento presencial até o dia 12 de abril de 2020, por meio da Portaria Conjunta nº 955/PR/TJMG[3], que, no entanto, trouxe novas hipóteses em que poderia a população comparecer ao cartório para realização de atos, de forma controlada:

I – prática de atos inerentes aos plantões ordinários do Registro Civil das Pessoas Naturais, com atendimento presencial, no horário de 9:00 às 12:00 e de 13:00 às 17:00, para fins de registro de nascimento e óbito, inclusive para processamento dos pedidos enviados pelas unidades interligadas observando-se:

  1. a) o disposto no Provimento da Corregedoria Nacional de Justiça nº 93, de 26 de março de 2020[4], que trata do recebimento por meio eletrônico dos documentos e demais informações para lavratura de registros de óbito e de nascimento;
  2. b) o correto preenchimento dos dados relacionados aos assentos de óbitos, de forma a possibilitar a geração dos relatórios contendo a causa morte, conforme disposto no art. 5º da Portaria do Conselho Nacional de Justiça nº 57, 20 de março de 2020.

II – situações de urgência;

III – atendimentos agendados para coleta de assinaturas, devolução de documentos, entrega de certidões urgentes, pedido de desistência e cancelamento de protesto, situações que envolvam financiamentos bancários, liberação de crédito e outros atos que, eventualmente, não possam ser praticados remotamente;

V – finalização dos atos já iniciados;

V – outros atos que devem ser praticados imediatamente para não gerar prejuízo ao erário ou ao usuário.

Foi ressaltada na Portaria a necessidade de incrementar os atendimentos eletrônicos, sendo determinado que as novas solicitações, os requerimentos e a devolução de documentos devem, preferencialmente, dar-se por meio das respectivas Centrais eletrônicas, ressalvada a possibilidade de assinatura presencial, nos casos imprescindíveis, de forma controlada e agendada.

Quanto aos prazos, foi esclarecido o seguinte:

  1. a) a eficácia do certificado de habilitação de casamento que venha a expirar dentro dos próximos sessenta dias, ou seja, até 27 de maio de 2020, fica prorrogada por mais noventa dias a contar da data em que se daria a expiração (conforme § 2º, do art. 1º);

Logo, os prazos do processo de habilitação voltaram a correr no dia 28 de março de 2020, pois não foi renovada a suspensão que tinha sido prevista na Portaria nº 950.

Veremos que, tendo em vista a continuação da situação de pandemia, foi preciso que a Portaria nº 955 fosse objeto de alterações, que prorrogaram seu prazo de vigência e alteraram o prazo para a celebração do casamento, conforme será detalhado nos itens seguintes.

  1. b) os prazos de validade das certidões apresentadas para a prática de atos notariais e de registro ficam automaticamente prorrogados enquanto perdurar a suspensão do atendimento presencial (conforme § 6º, do art. 1º) – ou seja, desde 19 de março de 2020 estão suspensos os prazos, logo, certidões que venceriam desde então permanecem válidas;
  2. c) qualquer situação excepcional que impeça o trabalho interno, o atendimento presencial ou mesmo em regime de home office deverá ser comunicado formalmente ao respectivo Diretor do Foro, ficando todos os prazos suspensos pelo período necessário ao restabelecimento dos serviços (conforme § 3º, do art. 2º).

Não foi esclarecida em Minas Gerais a questão do vencimento ou não dos prazos para prenotação, no registro de imóveis, no entanto, com a dificuldade de acesso da população à documentação expedida por muitos órgãos públicos, o Conselho Nacional de Justiça – CNJ publicou o Provimento nº 94, que trouxe regramento específico para os prazos no Registro de Imóveis e que será abaixo examinado.

III- O PROVIMENTO Nº 94/CNJ

A NOTA TÉCNICA N° 02/2020 do Colégio Registral Imobiliário de Minas Gerais – CORI/MG[5] esclarece que, no período de vigência do Provimento nº 94/CNJ os prazos de validade da prenotação e os prazos de qualificação e prática dos atos de registro serão contados em dobro, consignando-se no ato o motivo da dilação, com exceção dos atos que envolvam garantias reais para liberação de financiamentos e emissão de certidões de qualquer espécie.

O prazo em dobro no período de pandemia é um benefício para o usuário, mas favorece também o registrador na prenotação e na qualificação, exceto em relação a atos que envolvam garantias reais para liberação de financiamentos. Nessa última hipótese, o registrador deverá praticar os atos no prazo normal, com o objetivo de não retardar a análise e registro de garantias reais para liberação de financiamento.

Os prazos em dobro serão contados em todos os protocolos vigentes e em todos os atos em andamento, independentemente da data do ingresso do protocolo, se antes ou depois da suspensão dos prazos que ocorreu entre os dias 19 e 27 de março de 2020. Os dias de suspensão desde o dia 19 de março de 2020 até o dia 27 de março de 2020 deverão ser acrescidos à contagem do prazo em dobro com o objetivo de conceder maior lapso temporal ao usuário para cumprir exigências, apresentar documentos, se manifestar em procedimentos administrativos, dentre outras hipóteses.

A dilação dos prazos também se aplica às notificações, intimações, publicações de editais, visando a garantir prazo razoável para respostas, impugnações ou contestações do interessado.

III – A PORTARIA CONJUNTA Nº 960/PR/TJMG, PUBLICADA EM 13/04/2020

Em 13 de abril foi publicada a Portaria Conjunta nº 960/PR/TJMG[6], que mais uma vez prorrogou a suspensão do atendimento presencial, agora até 30 de abril de 2020. Essa Portaria limitou-se a alterar o prazo, em tudo o mais mantendo a redação da Portaria Conjunta nº 955.

IV- A PORTARIA Nº 6.405/CGJ/2020, PUBLICADA EM 22/04/2020

A Portaria nº 6.405/CGJ/2020, publicada em 22/04/2020[7], instituiu o Projeto-Piloto para a recepção de requisições e para a realização de atos notariais e de registro, em meio digital, a ser realizado nas seguintes serventias: I – 7º Tabelionato de Notas da Comarca de Belo Horizonte; II – Oficio de Registro Civil com Atribuição Notarial do Barreiro, Comarca de Belo Horizonte; III – Oficio de Registro Civil com Atribuição Notarial de Venda Nova, Comarca de Belo Horizonte.

Foi determinado que a prática dos atos em meio digital seja realizada por meio de plataforma tecnológica, que recepcionará as requisições e permitirá o atendimento ao público em geral, ao Poder Judiciário, ao Ministério Público e a órgãos da Administração Pública Direta, de forma a aprimorar a qualidade e a eficiência do serviço prestado por delegação pública.

Nos termos do art. 5º da mencionada Portaria, ressalvada eventual disposição expressa em lei ou disposição normativa específica, o ato notarial ou registral poderá ser praticado pela serventia situada em um dos seguintes locais:

I – do lugar de situação dos bens objeto do ato ou negócio; ou

II – do domicílio de uma das partes.

Apesar de a portaria mencionar no art. 5º “ato notarial ou registral”, pode-se entender que está regulamentando apenas a prática de atos de notas e do procedimento de habilitação para casamento. Já para a celebração de casamento, há regra própria prevista na Lei nº 6.015/73 que autoriza a celebração em qualquer cartório do país, uma vez habilitados os nubentes[8]. Assim, uma vez habilitados os nubentes, poderão escolher o cartório onde querem que ocorra a celebração do seu casamento, que poderá ser feita de forma presencial ou de forma virtual, por videoconferência.

Importante esclarecer que, conforme a Portaria 6.405/CGJ-MG, art. 8º, §§ 5º e 6º, na hipótese de cerimônia virtual, os nubentes não precisam ir ao cartório assinar o termo de casamento. A assinatura é facultativa. Se a pessoa quiser, pode comparecer posteriormente ao cartório e assinar o livro, mas a videoconferência substitui a assinatura dos nubentes e das testemunhas. No que se refere à certidão de casamento, continua ela a ser expedida em meio físico, podendo ser retirada no cartório posteriormente por um dos nubentes ou remetida para o casal pelos correios, sendo que os custos da remessa serão arcados pelos interessados.

IV.1 –  A IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES NO ATO NOTARIAL OU REGISTRAL

Para a prática de atos de notas e para o pedido de habilitação para casamento, conforme art. 8º da Portaria 6.405/CGJ-MG, além da autenticação por endereço eletrônico (e-mail) e da senha de acesso individual, a identidade das partes também será verificada no momento da assinatura digital de documentos, por meio de seu certificado digital. Mas, se a pessoa não tiver certificado digital, pode, nos termos do §7º do mesmo artigo 8º, utilizar outros meios de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que isso seja admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, conforme disposto n § 2º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001.

IV.2 – DO PAGAMENTO DE UMA DILIGÊNCIA PARA OS ATOS PRATICADOS EM MEIO DIGITAL

O ato praticado em meio digital terá emolumentos acrescidos no valor de uma diligência eletrônica fora dos limites do município, cujo valor em 2020, considerando o ISSQn de 5%, como é o caso de BH, fica em R$ 36,26 (trinta e seis reais e vinte e seis centavos). Trata-se de uma cobrança por ato, assim, haverá uma cobrança no caso de escritura com assinatura digital e uma cobrança pelo processo de habilitação com assinatura digital e uma cobrança para a celebração feita por videoconferência.

É o que estabelece o art. 21 da Portaria:

Art. 21. Os emolumentos referentes à prática dos atos digitais serão acrescidos dos custos de uma diligência, nos termos da alínea “c” do item 5 da Tabela 8 anexa à Lei estadual nº 15.424, de 30 de dezembro de 2004, que “dispõe sobre a fixação, a contagem, a cobrança e o pagamento de emolumentos relativos aos atos praticados pelos serviços notariais e de registro, o recolhimento da Taxa de Fiscalização Judiciária e a compensação dos atos sujeitos à gratuidade estabelecida em lei federal e dá outras providências”.

V- A PORTARIA CONJUNTA Nº 965/PR/TJMG, PUBLICADA EM 29/04/2020

Em 29 de abril foi publicada a Portaria Conjunta nº 965/PR/TJMG[9], que novamente prorrogou a suspensão do atendimento presencial, agora até 15 de maio de 2020. Também essa Portaria apenas alterou o prazo de suspensão de atendimento presencial, mantendo, no restante, a redação da Portaria Conjunta nº 955.

VI- A PORTARIA CONJUNTA Nº 982/PR/TJMG, PUBLICADA EM 15/05/2020

Em 15 de maio foi publicada a Portaria Conjunta nº 982/PR/TJMG[10], que prorrogou a suspensão do atendimento presencial até 31 de maio de 2020. Além de alterar o prazo de suspensão de atendimento presencial, a Portaria deu nova redação ao §2º da Portaria nº 955, dando eficácia de mais 90 dias ao certificado de habilitação de casamento que se expire até 26 de junho de 2020 (90 dias contados da data da publicação da Portaria nº 955), mantendo, no restante, a redação da Portaria Conjunta nº 955.

De fato, a redação dada pela nova Portaria ao artigo 1º, §2º, da Portaria Conjunta nº 955, de 27 de março de 2020, é a seguinte:

  • 2º A eficácia do certificado de habilitação de casamento que venha a expirar dentro dos próximos 90 (noventa) dias fica prorrogada por mais noventa dias a contar da data em que se daria a expiração.

Como a alteração foi feita na Portaria Conjunta nº 955, temos que interpretar o § 2º considerando aquela Portaria, que foi publicada em 27 de março de 2020. Assim, os 90 dias mencionados no § 2º devem ser contados a partir de 28 de março de 2020, encerrando-se em 26 de junho de 2020. Portanto, para os processos de habilitação cuja eficácia do certificado tenha vencimento entre 28 de março e 26 de junho de 2020, há uma prorrogação do prazo por mais 90 (noventa) dias.

 

Vejamos um exemplo para melhor ilustrar a contagem dos prazos:

Exemplo: processo no qual a expedição da certidão de habilitação ocorreu em 10 de março de 2020. O termo inicial para a contagem do prazo para realização da celebração é o dia 11 de março e somente 7 dias correram até o dia 18 de março. No dia 19 de março de 2020 os prazos foram suspensos pela Portaria nº 950 até o dia 27 de março. Em 28 de março os prazos voltaram a correr por mais 83 (oitenta e dois) dias, que era o prazo que faltava.

O prazo para a celebração do casamento se findaria no dia 20 de junho de 2020, que é um sábado, dia não útil, prorrogando-se o vencimento para o primeiro dia útil subseqüente, que é dia 22 de junho de 2020, uma segunda feira[11]. Mas, com a Portaria Conjunta nº 982/PR/2020, todos os certificados de habilitação que vencerem até 26 de junho de 2020 ficam prorrogados por mais 90 dias, a contar da data em que se daria a expiração do certificado. Por isso, o termo inicial para os novos 90 dias é o dia 22 de junho de 2020. O prazo venceria dia 20 de setembro de 2020, que é um domingo, prorrogando-se para 2ª feira, dia 21 de setembro. Em conclusão, a celebração no exemplo 1 poderá ocorrer até 21 de setembro de 2020.

Importante esclarecer: a prorrogação do prazo é para que seja possível celebrar com calma todos os casamentos. A celebração de casamentos pode ser retomada. Não há vedação, pela Portaria, para a celebração de casamentos de forma presencial, desde que previamente agendada, com toda a segurança, ou seja, com a presença apenas dos nubentes e testemunhas, usando máscaras e com a prévia limpeza das mãos. O que não pode haver é aglomeração de pessoas no cartório.

 

CONCLUSÃO

Em conclusão, a pandemia impulsionou a utilização dos meios digitais na prática de atos notariais e de registro, levando um maior número de usuários a utilizar as centrais eletrônicas disponibilizadas pelos cartórios desde antes dessa pandemia e também criando alternativas para o cidadão que, esperamos, permaneçam após a superação do isolamento social. O uso do meio eletrônico pelos serviços notariais e de registro já vinha se consolidando antes da pandemia e agora passou a ser uma necessidade. Trata-se de uma nova via extremamente útil para a população e que pode ser a única nos casos de dificuldade ou impossibilidade de locomoção, mas também pode ser vista como uma facilitação, pois a tecnologia é uma realidade e seu uso é a concretização do princípio da eficiência, previsto na Constituição da República.

 

* Letícia Franco Maculan Assumpção – Graduada em Direito pela UFMG, pós-graduada, mestre e doutoranda em Direito. Oficial do Cartório do Registro Civil e Notas do Distrito de Barreiro, em Belo Horizonte, MG. Professora e co-coordenadora da Pós-Graduação em Direito Notarial e Registral do CEDIN – Centro de Direito e Negócios. Vice-presidente do Colégio Registral de Minas Gerais e Diretora do RECIVIL e do INDIC – Instituto Nacional de Direito e Cultura.

[1] TRIBUNAL de Justiça de Minas Gerais. PORTARIA CONJUNTA Nº 950/PR/TJMG. Disponível em: https://www.tjmg.jus.br/data/files/A3/00/B1/ED/C30F07102A890D075ECB08A8/Extrajudicial.pdf. Acesso em 20 abr. 2020.

[2] TRIBUNAL de Justiça de Minas Gerais. REPUBLICAÇÃO PORTARIA CONJUNTA Nº 950/PR/TJMG. Disponível em: https://infographya.com/files/Microsoft_Word_-_19032020_DJE.pdf. Acesso em 20 abr. 2020.

[3] TRIBUNAL de Justiça de Minas Gerais. REPUBLICAÇÃO PORTARIA CONJUNTA Nº 950/PR/TJMG. Disponível em: http://www8.tjmg.jus.br/institucional/at/pdf/pc09552020.pdf. Acesso em 20 abr. 2020.

[4] CONSELHO Nacional de Justiça. Provimento nº 93. Disponível em:  https://atos.cnj.jus.br/atos/detalhar/3263. Acesso em: 20 abr. 2020.

[5] COLÉGIO Registral Imobiliário de Minas Gerais – CORI MG. NOTA TÉCNICA N° 02/2020. Disponível em: https://corimg.org/wp-content/uploads/2020/04/Nota-Te%CC%81cnica-002-_-2020_04_20_republicac%CC%A7a%CC%83o2.pdf?x12258. Acesso em 23 abr. 2020.

[6] TRIBUNAL de Justiça de Minas Gerais. Portaria nº 960/PR/TJMG. Disponível em: http://www8.tjmg.jus.br/institucional/at/pdf/pc09602020.pdf. Acesso em 20 abr. 2020.

[7] TRIBUNAL de Justiça de Minas Gerais. Portaria nº 965/PR/TJMG. Disponível em: https://www.tjmg.jus.br/data/files/33/22/0D/C6/502A1710A75CA7176ECB08A8/portaria%206405-2020.pdf. Acesso em 2 mai. 2020.

[8] É o que determina o art. 67, § 6º, da Lei nº 6.015/73: ”  Quando o casamento se der em circunscrição diferente daquela da habilitação, o oficial do registro comunicará ao da habilitação esse fato, com os elementos necessários às anotações nos respectivos autos.”

[9] TRIBUNAL de Justiça de Minas Gerais. Portaria nº 965/PR/TJMG. Disponível em: https://dje.tjmg.jus.br/diarioJudiciarioData.do. Publicada em 29 abr. 2020, p. 2-3. Acesso em 2 mai. 2020.

[10] TRIBUNAL de Justiça de Minas Gerais. Portaria nº 982/PR/TJMG. Disponível em: https://dje.tjmg.jus.br/diarioJudiciarioData.do. Publicada em 15 mai. 2020, p. 3. Acesso em 16 mai. 2020.

[11] Ao contar um prazo, devemos lembrar que, pela lei brasileira, somente tem início a contagem em dia útil e somente se finda em dia útil. É o que estabelece o Novo Código de Processo Civil – CPC, art. 224; bem como o Código Civil, art. 132 e a Lei Federal nº 11.419/2006, art. 4º, § 4º. No mesmo sentido a Lei que rege o Processo Administrativo no âmbito do Estado de Minas Gerais, Lei Estadual nº 14.184/2002, art. 59. O processo de habilitação para casamento é um processo administrativo específico.

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