Colegiação Notarial

O notário e o papel do conselho notarial
 
Introdução
 
A palavra "Câmera”, que facilmente se traduz em muitas línguas, sem perder o seu sentido (Câmara, Kammer, Câmera, câmera, Palata), mas assume significados diferentes, dependendo do País onde é usada. Ainda nos Estados Unidos e na Espanha são geralmente utilizadas as palavras: Colégio/Colegiado, Conselho, Associação ou União. Para facilitar a compreensão deste texto a partir de agora, a palavra "Colégio" é usada. Estritamente falando, o "Colégio" é, de alguma forma, o Conselho de administração de um grupo mais amplo de pessoas, que poderíamos chamar de Corporação ou Companhia. Este significado restrito demonstra que sempre as profissões "nobres" como as de construtores ou mesmo as dos científicos, médicos, advogados, notários, é claro, optaram por uma organização corporativa rigorosa, responsável pela ordem e disciplina entre os seus membros. De modo geral, pouco a pouco hoje em muitos países, o Colégio por vezes prevaleceu sobre o conceito de companhia profissional e significa "o conjunto dos representantes de uma mesma profissão". Por analogia, os Conselhos podem ser nacionais ou regionais, dependendo da dimensão do País e da dificuldade da sua topografia.
 

Estatuto Jurídico
 
O Colégio dos notários é, idealmente, uma pessoa jurídica de direito público, com estatuto especial, que não depende em alguns pontos da vontade daqueles que ainda o compõe: assim, não pode ser dissolvido pelo voto de seus membros , ou por uma decisão unilateral do ministro da Justiça , exceto no caso extremo de um Estado decidir a título definitivo a perda do seu corpo cartorial. Este estatuto particular, de direito público, não é viável em todos os lugares. Portanto, o que devemos evitar a todo custo é a assimilação do Colégio com uma empresa de comércio ou de direito puramente privado. O Colégio é dotado de um selo do Estado, o que evidencia seu caráter oficial e que o distingue de qualquer outra empresa. Em qualquer caso, o Colégio não tem nenhum ganho financeiro, embora possa desenvolver atividades remuneradas para atingir os seus objetivos. Outro elemento-chave é a inscrição obrigatória de todo notário como membro, por exemplo, um pedido de demissão ocorre apenas para isentar sanções.
 

Composição do Colégio.
 
Todos os notários devem ser associados aos Colégio. Aqueles que seguem cursos de estágio no entanto, pode ser associados ao trabalho do Colégio, em particular no domínio da formação , mas não ter direitos ou obrigações. Os órgãos do Colégio são:
•Assembleia Geral, composta por todos os notários, praticando exercícios de autoridade legislativa e regulamentar
• uma Comissão ou do Conselho de Administração
• Comitês responsáveis por tarefas específicas
 
A Assembleia Geral é o órgão supremo, que dita às tarefas para atingir os objetivos do Colégio; Escolha corpos, decide sobre a qualidade da execução das tarefas atribuídas; subscreve as ações tomadas por órgãos eleitos. Em princípio, a participação dos notários é obrigatória, no entanto, é geralmente aceita a representação de outro notário ausente. Isto, naturalmente, implica ainda no controle de seus poderes. Colégios Nacionais que agrupam um número muito elevado de notários devem ser organizados de forma descentralizada, já que não podemos imaginar uma assembleia que reúna milhares de tabeliães. Nesta hipótese, se criam os Colégios Regionais, que designarão os delegados, que formarão a Assembleia Geral.
 
O Conselho de Administração ou Comitê Gestor ou de diretores são responsáveis pelas tarefas executivas. A sua composição varia de um membro para outro, mas deve ser considerado como regra geral, um mínimo de 5 membros para Colégios pequenos, e de 15 ou mais para os grandes.
 
O Presidente do Conselho de Administração / Diretoria é também o presidente do Colégio. O Conselho realiza todas as tarefas que lhes são atribuídas por lei e pelas decisões da Assembleia. O Presidente do Colégio, como os outros membros dos órgãos executivos, é, em princípio, notário em exercício. Geralmente, eles não são assalariados pelo seu trabalho, mas em troca podem receber a cobertura total ou parcial das despesas.
 
As Comissões, por fim , que agrupam um ou mais membros do Conselho , juntamente com outros notários têm tarefas mais específicas, tais como a Comissão de Inspeção dos tabeliães, a Comissão Disciplinar , a Comissão de Auditoria , etc. As eleições para cargos executivos serão realizadas por escrutínio secreto para evitar a influência de jogos e assegurar a mais democrática possível condução das operações. Uma questão interessante é saber se você pode forçar um notário a aceitar um cargo, se não fosse oficialmente um candidato. A resposta deve ser sim, na medida em que se investe à todos os membros de uma sociedade de uma responsabilidade colegial e confraternal para garantir a perpetuidade da profissão e sua reputação de excelência. Adaptações são possíveis em alguns casos, principalmente se a pessoa eleita serviu por vários anos cargos executivos ou se está prestes a se aposentar ou ter problemas de saúde.
 

As missões do Colégio
 
Consistem em garantir que:
 
• os notários realizem seus deveres profissionais com consciência e de acordo com a ética;
• na medida do possível que as tarefas realizadas pelos notários sejam harmônica, ou seja, que a forma de exercer a função notarial, de redigir a escritura pública, tenha uma base, um enfoque harmonizado
• os candidatos a notários tenham um esquema de organização determinado; que tanto a formação de futuros tabeliães como a formação contínua dos mesmos já na prática seja eficaz, de boa qualidade e obrigatória (sob pena de sanção disciplinar).
 
O Colégio e os seus órgãos têm diferentes meios de realizar suas missões atribuídas:
 
  • O Colégio está representando exclusivamente os notários como um todo, tanto internamente, a nível nacional (relações com o Ministério da Justiça, o poder político no geral, o Judiciário, os meios de comunicação interessados à população em geral) como internacionalmente;
  • b- O Colégio emite regularmente recomendações aos seus membros para garantir o melhor serviço notarial possível (serviço notarial é um serviço público, devemos salientar) e para assegurar uma evolução suave da profissão, para o abrigo de mudanças políticas populistas ou desvios; também garante a profissão adaptação às novas tecnologias;
  • O Colégio adota um código de ética, obrigatório para todos os membros, sem exceção, com base no qual se impõe a observância rigorosa das normas éticas. (Um parêntese para esclarecer a terminologia: A ética é a ciência da moral, a definição do comportamento moralmente aceitável; a deontologia é a aplicação da ética na forma de obrigações a que cada escrivão deve enviar);
  • o Colégio vai organizar uma estrutura disciplinar, geralmente uma comissão ad hoc chamada Comitê ou Comissão Disciplinar, responsável pela realização de procedimentos disciplinares que começam tanto com base nos resultados de fiscalização em curso e reclamação de clientes, colegas Autoridades, e impor sanções no entendimento de que as penas mais graves, suspensão ou demissão são competência de longo prazo do Ministério da Justiça (Aqui reside a necessidade de respeitar e fornecer reparação nos tribunais comuns);
  • De qualquer forma, o Colégio irá organizar o acompanhamento técnico e financeiro dos escrivães. Estas inspeções devem ser realizadas em um período muito regular, não isenta por qualquer meio uma taxa fixada por lei ou por performances advocatícias (direito derivado). Existem dois tipos de inspeções: a inspeção anunciada, que é a norma, e de inspeção específica, sem aviso prévio, o que ocorre quando o Colégio recebe uma queixa que aparece fundamentada ou quando você tem motivos para duvidar do trabalho de um notário. Esta inspeção é bicéfala e tem duas seções: a) uma função didática, envolvendo a harmonização da prática profissional; b) uma função disciplinar, com destaque para as sanções que podem ser impostas ao notário que está em desacordo. A fiscalização financeira do notário é também uma competência tradicional do Colégio, que visa assegurar a solvência destes e especialmente a sua capacidade de reembolsar prontamente todo o dinheiro pertencente a um cliente;
  • O Colégio pode e até deve mesmo desempenhar um papel na apresentação de documentos legais e no acesso a arquivos, criação e manutenção de um registro das disposições por causa de morte (registro de testamentos ), gestão dos servidores de TI.
 

Os recursos financeiros do Colégio
 
Para cumprir com êxito as suas missões, o Colégio deve dotar-se com recursos financeiros adequados. Acima de tudo, o financiamento da escola é baseado em contribuições obrigatórias dos membros. A contribuição pode ser fixa ou com base em percentual da renda do notário, que pode pagar anualmente, trimestral ou mesmo mensalmente (A percepção em função do volume de negócios implica a utilização de controle de mídia). Em sua carta, o Colégio pode fornecer outras fontes de financiamento, tais como a aceitação de doações ou herança, ou talvez de uma forma mais realista, a realização de benefícios por publicar atividades, publicações ou venda de material (por exemplo, registros cartoriais).
 

Conclusões
 
Alguns princípios para os quais há compromisso absoluto:
 
  1. A associação obrigatória de todos os notários ao órgão colegial, portanto, ao Colégio Notarial;
  2. Formação obrigatória dos escrivães;
  3. A importância e a necessidade de se analisar o trabalho dos notários;
  4. A adoção de um código de ética e o respeito de uma ética rigorosa;
  5. O estabelecimento de uma autoridade ou organismo disciplinar.