Introdução

Este artigo trata do cabimento e da operacionalização dos atos de autenticação de cópia praticados por tabeliães de notas envolvendo documentos digitais.

Um indivíduo pode querer digitalizar um documento e garantir que o arquivo digital tenha a mesma força do original (desmaterialização). Ou ele pode querer que um arquivo digital possa ser impresso e que essa versão impressa tenha a mesma força do original (materialização).

Veremos como isso pode ser feito gerando arquivos (físicos ou eletrônicos) dotados com a fé pública de um tabelião de notas.

Cabimento da autenticação de cópia envolvendo documento eletrônico

A autenticação de cópia pode envolver arquivos digitais.

De um lado, é viável a prática de ato de autenticação de cópia levando em conta que o original seria um documento digital (materialização).

De outro lado, é viável que, pela via da autenticação de cópia, o tabelião digitalize um documento físico e dê fé pública da autenticidade desse documento digital (desmaterialização).

O CNJ já autorizou os Cartórios de Notas a tanto. Os incisos I e II do art. 23 do Provimento nº 100/2020-CN/CNJ expressamente reconhece a competência do tabelião de notas para a materialização e a desmaterialização de documentos eletrônicos. Veja os referidos preceitos:

Art. 23. Compete, exclusivamente, ao tabelião de notas:

I- a materialização, a desmaterialização, a autenticação e a verificação da autoria de documento eletrônico;

II – autenticar a cópia em papel de documento original digitalizado e autenticado eletronicamente perante outro notário;

III – reconhecer as assinaturas eletrônicas apostas em documentos digitais; e

IV – realizar o reconhecimento da firma como autêntica no documento físico, devendo ser confirmadas, por videoconferência, a identidade, a capacidade daquele que assinou e a autoria da assinatura a ser reconhecida.

§ 1º Tratando-se de documento atinente a veículo automotor, será competente para o reconhecimento de firma, de forma remota, o tabelião de notas do município de emplacamento do veículo ou de domicílio do adquirente indicados no Certificado de Registro de Veículo – CRV ou na Autorização para Transferência de Propriedade de Veículo – ATPV.

§ 2º O tabelião arquivará o trecho da videoconferência em que constar a ratificação da assinatura pelo signatário com expressa menção ao documento assinado, observados os requisitos previstos no parágrafo único do art. 3º deste provimento.

§ 3º A identidade das partes será atestada remotamente nos termos do art. 18.

Classificação dos atos de autenticação de cópia

Diante do cabimento do ato de autenticação de cópias para documentos eletrônicos e considerando que isso envolveria um modus operandi diferenciado da tradicional autenticação de cópia, sugerimos a seguinte classificação.

A autenticação de cópia (lato sensu) pode ser dividida nas seguintes espécies:

a) autenticação de cópia stricto sensu: é a que envolve a conferência de uma cópia física em relação ao original físico.

b) autenticação-materialização: é a decorrente da conferência de um original digital com uma cópia física (fruto da impressão do arquivo digital).

c) autenticação-desmaterialização: é a fruto da conferência de um original físico com uma cópia digitalizada (oriunda de uma digitalização do documento original).

d) autenticação digital: é a que envolve a que decorre da criação de um arquivo digital a partir de um outro idêntico, tudo com o atesto do tabelião acompanhado da respectiva assinatura eletrônica no âmbito da ICP-Brasil.

e) carta de sentença notarial: é aquela que envolve a formação de uma carta de sentença e é admitida em vários Estados brasileiros¹.

Modo de operacionalização da autenticação-materialização e da autenticação-desmaterialização e os emolumentos

Em termos operacionais, vejamos como se dá a desmaterialização e a materialização por meio do ato de autenticação de cópia.

De um lado, a materialização ocorre quando o usuário, para o tabelião, apresenta um documento digital assinado eletronicamente no âmbito da ICP-Brasil.

O notário, então, conferirá a autenticidade desse documento eletrônico nos sites do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) na parte do “Verificador de Conformidade”².

Em seguida, o tabelião imprimirá o documento (se o usuário já não o tiver impresso) e lançará, na versão física, o seu atesto de autenticação-materialização. É importante que, nesse atesto, o tabelião expressamente consigne que se trata de uma materialização do documento. Um exemplo de atesto que pode ser colocado nesse documento é este:

AUTENTICAÇÃO – MATERIALIZAÇÃO

Certifico e dou fé que a presente cópia é a reprodução fiel do original que foi apresentado em arquivo eletrônico assinado com certificado digital no âmbito da ICP-Brasil.

Emolumentos: R$ XXXX.

Local, data.

(assinatura)

(nome do tabelião ou preposto)

Esse atesto, que será lançado na versão física, será acompanhado do selo de fiscalização do respectivo Tribunal de Justiça, tudo conforme as regras estaduais que disciplinam a respectiva atividade notarial. O selo de fiscalização é utilizado para controle da quantidade de atos e controle dos emolumentos arrecadados pela serventia.

Como se vê, na materialização, não há necessidade de utilização da CENAD.

De outro lado, a desmaterialização ocorre em cinco etapas.

A primeira é quando o usuário entrega um documento físico original ao tabelião.

A segunda etapa é quando o tabelião digitaliza o documento, gerando um arquivo digital. Esse arquivo digital tem de estar em formato “PDF/A” pela maior facilidade em seu manuseio com os programas atualmente disponíveis e pelo atendimento da exigência normativa de o arquivo ser em formatos de documentos de longa duração (art. 3º, IV, do Provimento nº 100/2020-CN/CNJ).

A terceira etapa é quando o tabelião editar esse arquivo digital para apor um atesto com indicação do selo de fiscalização do respectivo Tribunal, considerando que as regras locais admitem selos de fiscalização eletrônicos (sem uso de etiquetas físicas)³. Sugerimos que esse atesto assuma a seguinte redação:

AUTENTICAÇÃO – DESMATERIALIZAÇÃO

Certifico e dou fé que a presente cópia digital é a reprodução fiel do original que foi apresentado em meio físico. Emolumentos: R$ XXXX.

Selo de fiscalização: XXXXX.

Local, data.

(assinatura eletrônica)

(nome do tabelião ou preposto)

No lugar de colocar esse texto integral de atesto, o tabelião pode apor apenas o selo de fiscalização e, se for caso, o valor dos emolumentos. É que, conforme veremos na etapa posterior, o próprio site do CENAD haverá de lançar um atesto completo.

A quarta etapa é quando o tabelião acessa o site da CENAD (Central de Autenticação Digital), que “consiste em uma ferramenta para os notários autenticarem os documentos digitais, com base em seus originais, que podem ser em papel ou natos-digitais⁴. (inciso XVII do art. 2º do Provimento nº 100/2021-CN/CNJ).

Ele, então, fará o login com seu certificado digital no âmbito da ICP-Brasil, acessará o espaço destinado à realização de “autenticação”, fará o upload do arquivo digital e dará o comando para a concretização do procedimento⁵.

Pronto! O sistema da CENAD gerará um arquivo digital que deverá ser baixado (download) pelo tabelião.

Esse arquivo digital que foi gerado é o arquivo final que será entregue ao usuário. Nesse arquivo, constará um atesto de autenticação-desmaterialização com a seguinte redação:

O presente arquivo digital foi conferido com o original⁶ e assinado digitalmente por XXXXX (nome do tabelião) em (data e hora). CNS: (código e nome da serventia), nos termos da medida provisória n. 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Sua autenticidade deverá ser confirmada no endereço eletrônico. O presente documento digital pode ser convertido em papel por meio de autenticação no Tabelionato de Notas. Provimento nº 100/2020 CNJ – artigo 22.

Esse arquivo digital que foi baixado (download) pelo tabelião será enviado ao usuário pelo canal eletrônico de sua preferência (e-mail, whatsapp etc.).

É preciso salientar que esse arquivo digital é único. Se, por exemplo, o usuário deletá-lo, não há como recuperá-lo, pois nem o Cartório de Notas nem a CENAD armazenam o conteúdo do documento. Afinal de contas, o Cartório de Notas ou a CENAD não é órgão de registro público.

Para conferir a autenticidade do arquivo digital, o usuário precisa acessar o site da CENAD⁷ e fazer o upload desse arquivo no campo correspondente.

Por fim, cabe realçar como será a cobrança dos emolumentos no caso de materialização ou de desmaterialização. O correto é que cada folha enseje a cobrança relativa a uma autenticação de cópia.

Autenticação-materialização e certidões digitais expedidas por sites de órgãos públicos: uma exceção à regra da exigência de assinatura eletrônica no âmbito da ICP-Brasil

Expusemos, até agora, a regra geral. A autenticação-materialização depende de o arquivo digital estar singularizado e estabilizado, o que, em regra, ocorre por meio da assinatura eletrônica no âmbito da ICP-Brasil.

Há, porém, exceção a essa regra. Trata-se de hipóteses em que a singularização e a estabilização do arquivo digital podem ser asseguradas por outra via juridicamente adequada. É o caso das certidões eletrônicas expedidas por órgãos e entes públicos.

A Justiça Eleitoral, a Receita Federal, a Polícia Federal e outros órgãos públicos emitem eletronicamente certidões aos usuários por meio do seu site na internet. Essas certidões eletrônicas contêm um código de verificação que pode ser utilizado para conferência de autenticidade diretamente no próprio site do órgão público. É o caso, por exemplo, da certidão de quitação eleitoral disponibilizado no site da Tribunal Superior Eleitoral⁸.

Essas certidões eletrônicas emitidas por órgãos públicos já são singularizadas e estabilizadas por força das normas próprias que lhe dão fé pública. Por exemplo, no caso da certidão eletrônica de regularidade fiscal perante o fisco federal, o art. 7º da Portaria Conjunta nº 1.751, de 2 de outubro de 2014, assegura-lhe fé pública.

Nessas hipóteses, a autenticação-materialização poderá ser realizada a partir do arquivo digital contendo a certidão eletrônica do pertinente órgão público. Cabe, porém, ao tabelião previamente acessar o site do respectivo órgão para conferir a autenticidade da certidão por meio do código de verificação. Esse procedimento é fundamental, porque garante a singularidade e a estabilidade do documento digital a ser materializado. Por questões pragmáticas, o tabelião pode, se preferir, acessar diretamente o site do órgão público e obter uma nova certidão a ser materializada. Isso pouparia o tabelião de ter de conferir a autenticidade da certidão eletrônica apresentada pelo usuário.

Autenticação digital: operacionalização e o caso da materialização de documento digital sem assinatura eletrônica no âmbito da ICP-Brasil

Como já se viu, tanto a autenticação-materialização quanto a autenticação- desmaterialização envolve a necessidade de singularização e estabilização do arquivo digital por meio da assinatura eletrônica no âmbito da ICP-Brasil. Haveria insegurança jurídica se fosse diferente, pois, sem essa assinatura eletrônica, inexistiria garantia de singularidade do arquivo eletrônico envolvido. O motivo da obrigatoriedade do uso da certificação digital no âmbito da ICP-Brasil é que o § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 confere-lhe presunção de veracidade⁹.

Daí se indaga: caso o usuário queira materializar um documento digital sem assinatura eletrônica no âmbito da ICP-Brasil, o tabelião poderia promover a autenticação-materialização?

Entendemos que não, salvo se o próprio usuário assinar eletronicamente o arquivo com certificado digital da ICP-Brasil ou se ele solicitar ao tabelião uma autenticação digital.

A autenticação digital consiste no ato de o tabelião criar, a partir do arquivo digital fornecido pelo usuário (e é irrelevante se esse arquivo já está assinado eletronicamente), um outro arquivo digital contendo o atesto do tabelião acompanhado da respectiva assinatura eletrônica no âmbito da ICP-Brasil.

Esse atesto deverá ser lançado no arquivo digital criado por meio de ferramentas de edição de arquivo digital, e o recomendável é que seja utilizado arquivo em formato “PDF/A” diante da maior facilidade de manuseio na atualidade e do atendimento à exigência normativa de formatos de documentos de longa duração (art. 3º, IV, do Provimento nº 100/2020-CN/CNJ).

Como sugestão de redação do atesto, indicamos este:

AUTENTICAÇÃO DIGITAL

Certifico e dou fé que a presente cópia digital é a reprodução fiel do original que foi apresentado em meio digital. ATENÇÃO: este ato não atesta a autoria do documento original nem a legalidade ou a veracidade do seu conteúdo, mas apenas a coincidência gráfica com o original apresentado nesta serventia.

Emolumentos: R$ XXXX.

Selo de fiscalização: XXXXX.

Local, data.

(assinatura eletrônica)

(nome do tabelião ou preposto)

Tal como indicado no modelo de texto acima, o selo de fiscalização do respectivo Tribunal deverá ser lançado nesse próprio atesto (à semelhança do que se faz com a aposição do selo de fiscalização em escrituras públicas eletrônicas na forma do Provimento nº 100/2020-CN/CNJ), observadas as pertinentes regras locais.

Portanto, se um usuário quiser uma autenticação-materialização de um arquivo digital sem assinatura eletrônica no âmbito da ICP-Brasil, ele, previamente, deverá singularizar e estabilizar esse arquivo. Essa singularização e essa estabilização poderão ser obtidas por meio da assinatura eletrônica no âmbito da ICP-Brasil pelo próprio usuário ou pelo tabelião (este último, mediante a prática de uma autenticação digital).

Diferença entre ata notarial sobre documentos digitais e a autenticação-materialização

Qual é a diferença entre a ata notarial sobre arquivos digitais e a autenticação-materialização?

De forma objetiva, a ata notarial envolve um atesto, por parte do tabelião, da origem do arquivo eletrônico¹⁰. Se, por exemplo, um usuário pede a lavratura de uma ata notarial para materializar uma conversa tida com terceiros no aplicativo WhatsApp, o tabelião consignará, na ata notarial, tanto o teor da conversa (o que pode ser feito por meio da inserção de um print da imagem do aplicativo) quanto o modo como ele acessou essa conversa. Indicará, portanto, que, na data TAL, acessou o celular TAL¹¹ e visualizou, no aplicativo WhatsApp, a imagem TAL. Como se vê, a ata notarial será mais útil ao usuário que queira comprovar que realmente teve uma determinada conversa com terceiros no WhatsApp.

A autenticação-materialização, a seu turno, não envolve essa certificação da origem do arquivo eletrônico. O tabelião limitar-se-á a imprimir o arquivo digital recebido e a atestar a compatibilidade gráfica entre a versão física e a digital. No exemplo da conversa do WhatsApp, o usuário apresentará ao tabelião um arquivo digital assinado eletronicamente no âmbito do ICP-Brasil contendo a imagem de uma conversa que aparenta ser oriunda de um aplicativo de WhatsApp. O tabelião, então, imprimirá esse arquivo digital e lançará o seu atesto de autenticação-materialização.

Ao contrário do que se dá no caso da ata notarial, esse atesto não comprovará que realmente a origem da imagem contida no papel é de um aplicativo de WhatsApp. O atesto da autenticação-materialização comprovará apenas que a versão física é reprodução de um arquivo digital apresentado pelo tabelião. Se esse arquivo digital foi obtido a partir de um print de uma conversa de WhatsApp ou se ele foi fruto de alguma “montagem” feita pelo usuário, isso não é objeto de prova na autenticação-materialização.

É importante o tabelião orientar o usuário nesses casos a fim de identificar qual dos atos notariais acima é mais compatível para os seus objetivos.

Importância de constar advertência sobre extensão do ato de autenticação

Nos modelos de atesto da autenticação digital, sugerimos a seguinte advertência sobre a extensão jurídica do ato:

… ATENÇÃO: este ato não atesta a autoria do documento original nem a legalidade ou a veracidade do seu conteúdo, mas apenas a coincidência gráfica com o original apresentado nesta serventia ….

A importância dessa advertência é para que terceiros (que nem sempre conhecem os atos notariais) estejam cientes de que o ato de autenticação-digital não representa um “selo de legalidade ou de veracidade” acerca do conteúdo e da autoria do documento. Há outros atos notariais que podem prestar-se a reforçar a autoria ou a veracidade de conteúdos, como o reconhecimento de firma ou a ata notarial.

A rigor, é dever do usuário saber a extensão da autenticação de cópias, pois não se pode presumir ignorância da lei (art. 3º, LINDB). Todavia, em atenção ao papel do tabelião de prevenir litígios, é conveniente a inserção da advertência para livrar o mais leigo ou mais incauto de riscos de erro.

Conclusão

Os tabeliães de notas exercem papel fundamental na Era Digital. A autenticação-materialização e a autenticação-desmaterialização são amostras disso. Cabe à doutrina e aos operadores do Direito seguirem refletindo sobre o papel dos serviços notariais e registrais diante das transformações sociais e tecnológicas.

__________

1 GIGLIOTTI, Andrea; MODANEZE, Jussara. Tabelião de Notas. In: GENTIL, Alberto; et al. Registros Públicos. Rio de Janeiro: Forense; São Paulo: Método, 2020, p. 839.

2 Basta acessar o site do “Verificador de Conformidade” e fazer o upload daquele arquivo digital que teria sido assinado eletronicamente. O site, então, dirá se aquele arquivo realmente foi assinado eletronicamente ou não.

3 É semelhante com as escrituras públicas eletrônicas: o selo de fiscalização é lançado nelas de modo eletrônico.

4 Nato-digital é o documento que já nasce em forma digitalizada, como uma foto de uma câmera, um print de um computador, um arquivo em word etc.

5 Há um e-book disponibilizado pelo Colégio Notarial do Brasil no seguinte site, explicando o uso da plataforma.

6 O “original” aí está se referindo ao documento físico que está sendo objeto de desmaterialização. Para evitar dúvidas interpretativas, o ideal seria que o texto fosse “o presente arquivo digital foi conferido com o original apresentado em meio físico”. Convém que seja avaliada a conveniência de mudar esse texto-padrão gerado pela CENAD.

7 Disponível aqui.

8 Disponível aqui.

9 Para aprofundamento sobre os tipos de assinaturas eletrônicas, reportamo-nos a este nosso artigo: OLIVEIRA, Carlos Eduardo Elias de; BENÍCIO, Hércules Alexandre da Costa. Assinatura eletrônica nos contratos e em outros atos jurídicos. Disponível aqui. Publicado em 20 de julho de 2020.

10 Veja, a propósito, o art. 384 do CPC:

Art. 384. A existência e o modo de existir de algum fato podem ser atestados ou documentados, a requerimento do interessado, mediante ata lavrada por tabelião.

Parágrafo único. Dados representados por imagem ou som gravados em arquivos eletrônicos poderão constar da ata notarial.

11 A individualização do celular pode ser feita mediante indicação do número do IMEI do aparelho. Esse número é como se fosse um documento de identidade do aparelho. Veja aqui.

Fonte: Migalhas