A indagação requer um esclarecimento pontual. Antes de se entrar em distinções entre um e outro instrumento (que são diferentes, sem dúvida), é de se considerar que são obrigações (uma, tributária e a outra, administrativa), que sujeitam “pessoas” diferentes.

Em que pese saibam todos que os “cartórios” não possuem personalidade jurídica, são os serviços de notas e de registro os sujeitos passivos da obrigação prevista, há muito tempo, no Estado de São Paulo e que agora é dever estendido, pelo Provimento CNJ nº 34/2013, a todas as serventias extrajudiciais brasileiras.

Estabeleceu o artigo 1º do Provimento CNJ nº 34/2013 que, verbis:

“Art. 1º Os serviços notariais e de registro prestados mediante delegação do Poder Público a particulares, ainda que sob a responsabilidade de interinos, possuirão Livro de Registro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa” (Original sem destaques).

Enquanto isso, a legislação tributária federal atribuiu sujeição passiva, no tocante ao IRPF – Recolhimento Mensal Obrigatório (Carnê-Leão), ao titular dos serviços notariais e de registro, que é o contribuinte do tributo de competência da União.

É o que se pode depreender do que prevê o artigo 75 do Regulamento do Imposto de Renda (aprovado pelo Decreto nº 3.000/1999):

“Art. 75. O contribuinte que perceber rendimentos do trabalho não-assalariado, inclusive os titulares dos serviços notariais e de registro, a que se refere o art. 236 da Constituição, e os leiloeiros, poderão deduzir, da receita decorrente do exercício da respectiva atividade.” (Original sem destaques).

Daí a assertiva de que o Diário Auxiliar (instrumento administrativo), pertence à Unidade (acervo do Estado), e o Livro Caixa (instrumento fiscal), pertence ao titular da delegação (contribuinte do imposto), sendo que, bem por isso, tais instrumentos não se confundem e um não substitui o outro, até porque devem ser preenchidos em obediência a regras que não são coincidentes.

Não bastassem as considerações acima apresentadas, a necessidade de escrituração dos dois livros é conclusão da própria Corregedoria Nacional de Justiça, órgão instituidor do Livro de Registro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa.

Confira-se o que esclarece o CNJ, por meio da Orientação nº 06/2013, exatamente sobre o assunto:

“Art. 1º Esclarecer às Corregedorias Gerais da Justiça, aos Juízes Corregedores, ou Juízes que na forma da organização local forem competentes para a fiscalização dos serviços, e aos responsáveis pelas delegações do serviço extrajudicial de notas e de registro, que:

I. o Livro de Registro Diário Auxiliar previsto no Provimento nº34/2013 não se confunde e não substitui livro contábil previsto em legislação fiscal (…)” (Original sem destaques).

Assim, mantido na serventia e à disposição dos magistrados com atribuições correcionais, deve ser diariamente escriturado o Diário Auxiliar (pelo titular da delegação ou pelo designado para responder pelo expediente da delegação vaga), enquanto que o Livro Caixa deve ser escriturado e mantido pelo contribuinte do imposto (titular da delegação), à disposição da fiscalização da Receita Federal do Brasil.

Alerta: se o titular é daqueles que entendem que basta um único livro para as duas obrigações, é certo que algumas das regras do Código de Normas da Corregedoria do Estado e ou da Legislação do Imposto sobre a Renda não estão sendo observadas.

Dica: na era da informática e da Internet em que vivemos é possível que os lançamentos a título de receitas e despesas sejam feitos, um a um, devidamente classificados em rigorosa observância ao que dispõem as respectivas disciplinas, e que, no momento certo, Você peça ao programa que utiliza o relatório que deseja:

1)     Livro de Registro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa; ou

Livro Caixa